La gestion de stock en entrepôt repose sur un principe simple : savoir exactement ce que vous avez, où vous l’avez, et comment il bouge. Dans 3PL Dynamics, les journaux sont l’outil qui rend cela possible. Ils tracent chaque mouvement, garantissent la cohérence de vos données et vous offrent une visibilité totale sur votre inventaire.

Dans ce guide pratique, vous découvrirez comment fonctionnent les journaux, quand les utiliser, et comment ils peuvent transformer votre gestion d’entrepôt.

 

Journaux 3PL Dynamics : deux méthodes de création

 

1. Création automatique : le pilote automatique de votre stock

Bonne nouvelle : la plupart du temps, vous n’avez rien à faire. Chaque mouvement physique dans votre entrepôt génère automatiquement un journal :

• Réception de marchandises
• Expédition vers un client
• Transfert interne entre zones

Ces mouvements s’enregistrent dans les items ledger entries, le journal central de 3PL Dynamics. C’est votre source unique de vérité pour comprendre l’historique complet d’un article.

Notre conseil : En cas d’écart ou de doute sur une quantité, consultez toujours les items ledger entries en premier. Ils contiennent trois informations essentielles :

• Le numéro de séquence (l’ordre chronologique)
• La date de l’écriture
• Le numéro de document (la référence du mouvement

2. Création manuelle : votre outil de correction et d’ajustement

Parfois, vous devez intervenir manuellement pour :

• Corriger une information erronée (numéro de lot, conteneur, etc.)
• Effectuer un inventaire physique
• Enregistrer un ajustement administratif

C’est là que les journaux manuels entrent en jeu. Ils vous donnent le contrôle total sur vos données.

Les 3 types de journaux essentiels à connaître

• Physical Inventory Carrier Journal

Quand l’utiliser ? Lors de vos inventaires physiques

Ce journal compare votre stock réel avec ce qui est enregistré dans le système. Vous comptez physiquement vos porteurs et ajustez les écarts directement dans le champ Number (Inventory).

Exemple : Vous scannez un porteur censé contenir 10 cartons, mais vous en comptez 12. Vous corrigez la quantité via ce journal, et votre stock est à jour.

• Item Transfer Journal

Quand l’utiliser ? Pour déplacer des articles ou corriger des données de localisation

Ce journal gère les transferts physiques et les corrections d’informations associées (numéro de conteneur, emplacement, etc.).

Exemple : Une erreur de saisie a attribué le mauvais numéro de conteneur à une palette. Vous utilisez le champ « New Container No. » pour rectifier l’information sans déplacer physiquement la marchandise.

• Item Journal

Quand l’utiliser ? Pour ajouter du stock ou faire des ajustements généraux

C’est le couteau suisse des journaux. Il permet de :

• Créer du stock initial (via import Excel ou saisie manuelle)
• Corriger un mouvement de sortie erroné
• Effectuer des ajustements positifs ou négatifs

Attention : Créez toujours un porteur dans le système avant d’enregistrer un nouvel article. C’est une règle de base pour maintenir l’intégrité de vos données.

Comprendre la création automatique des lots

Un lot regroupe des porteurs partageant les mêmes caractéristiques. Lorsque vous modifiez une donnée dans un journal, 3PL Dynamics vérifie automatiquement si cette combinaison correspond à un lot existant.

Les champs vérifiés incluent :

• Numéro d’article client
• Dates de production et d’expiration
• Numéro de lot externe
• Type de porteur
• Code douanier
• Numéro de conteneur
• Pays d’origine
• Caractéristiques et feature sets
• Et une vingtaine d’autres critères

 

Que se passe-t-il en cas de différence ?

Si aucun lot ne correspond, 3PL Dynamics crée automatiquement un nouveau lot. C’est pratique, mais cela peut générer une multiplication de lots si vous n’y prenez pas garde.

 Astuce d’expert :  Si vous modifiez un champ qui déclencherait la création d’un nouveau lot (par exemple, vous changez un numéro de conteneur), mais que vous souhaitez conserver le lot existant, renseignez manuellement le champ «New Lot No. » avec le numéro du lot actuel. Le système fusionnera alors les lignes au lieu de créer un doublon.

 

Les bonnes pratiques pour une gestion de journaux efficace

• Définissez une numérotation cohérente

Si vous ne précisez pas de numéro de document dans un journal manuel, 3PL Dynamics applique la numérotation par défaut définie dans les 3PL Warehouse Settings. Assurez-vous que cette configuration reflète vos besoins.

• Surveillez la méthode Customer Item Match

Cette option, si activée, génère automatiquement de nouveaux lots dès qu’un champ de caractéristique change. Évaluez si ce comportement correspond à votre processus métier.

• Formez vos équipes

Un journal mal utilisé peut créer plus de problèmes qu’il n’en résout. Assurez-vous que vos opérateurs comprennent l’impact de chaque modification.

 

Pourquoi les journaux sont essentiels pour votre entrepôt

Les journaux 3PL Dynamics ne sont pas qu’un outil technique. Ils constituent le fondement d’une gestion de stock fiable et traçable.

Avec eux, vous obtenez :

• Une traçabilité complète de chaque mouvement
• Des corrections rapides et sécurisées sans perte de données
• Des inventaires précis grâce à la réconciliation physique
• Une efficacité opérationnelle accrue par l’automatisation

Bien maîtrisés, les journaux deviennent un levier stratégique pour améliorer la qualité de vos données et la performance de votre supply chain.

 

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