Gérer des employés, c’est bien plus que tenir un fichier Excel à jour. Entre les contrats, les absences, les qualifications et les remboursements, la gestion des ressources humaines dans une PME est souvent gérée au minimum syndical, là où elle pourrait devenir un véritable moteur d’efficacité et d’engagement. Microsoft Dynamics 365 Business Central intègre nativement un module RH conçu pour centraliser tout cela dans un seul environnement, connecté à vos finances, vos ventes et vos opérations. 

Dans ce guide, on vous explique ce que couvre exactement ce module, pourquoi il mérite votre attention, et comment le mettre en place concrètement. 

 

Le module RH de Business Central en un coup d’œil 

Microsoft Dynamics 365 Business Central est une solution ERP tout-en-un, pensée pour les petites et moyennes entreprises. Son module Ressources Humaines fait partie des fonctionnalités natives de la plateforme ce qui signifie qu’il n’y a pas besoin d’un logiciel tiers pour gérer les bases de la gestion du personnel. 

Ce module couvre trois grandes zones fonctionnelles : 

1. La gestion des dossiers employés  

Chaque employé dispose d’une fiche individuelle qui centralise l’ensemble de ses informations : contrat de travail, qualifications, coordonnées personnelles, contacts d’urgence, appartenance syndicale, et informations confidentielles. Ces données sont accessibles en temps réel, sécurisées par des droits d’accès basés sur les rôles. 

2. Le suivi des absences  

Business Central permet d’enregistrer les absences par type (maladie, congé, formation…) via une page dédiée. Ces absences peuvent ensuite être filtrées et analysées par employé, par département ou par période ce qui facilite le reporting RH et l’identification de tendances. 

3. Le remboursement des frais  

Les dépenses professionnelles (déplacements, achats liés à l’activité) peuvent être enregistrées directement depuis la fiche employée via l’onglet Paiements, permettant un traitement structuré et traçable. 

 

Pourquoi c’est crucial d’intégrer la gestion RH dans votre ERP ? 

 

Le vrai coût de la dispersion des données RH 

Quand les données employées vivent dans des feuilles Excel, des dossiers partagés et des boîtes mail, trois problèmes surgissent invariablement : des informations en doublon, des versions contradictoires du même document, et une perte de temps à chaque fois qu’un responsable a besoin d’une information simple. 

Pour une PME en croissance, ce type de fragmentation ralentit les décisions et crée des risques : erreurs de paie, non-conformité, oublis de renouvellement de contrats. 

 

L’argument de la centralisation 

Lorsque les RH partagent le même système que la comptabilité, les achats et les ventes, plusieurs choses deviennent naturellement plus simples. Les remboursements de frais s’enregistrent directement dans le cycle comptable. Les absences peuvent être corrélées à la productivité ou à la planification. Les informations des employés sont toujours à jour, pour tout le monde sans circulation d’emails. 

Business Central est construit sur cette logique de centralisation. Ce n’est pas un module RH greffé sur un ERP, c’est un ERP dans lequel les RH sont pensées comme partie intégrante du pilotage de l’entreprise. 

 

La sécurité des données personnelles 

Dans le contexte des règlements de la protection des donnée, la gestion des informations sensibles des employés ne peut plus être improvisée. Business Central intègre une gestion des droits d’accès granulaire : seuls les utilisateurs habilités voient les données confidentielles. Cela simplifie la conformité et réduit le risque d’exposition de données personnelles. 

 

L’évolutivité sans migration 

Une PME de 20 personnes aujourd’hui peut être une entreprise de 150 personnes dans cinq ans. Business Central évolue avec la structure de l’entreprise. Les fonctionnalités RH peuvent être étendues via Microsoft Power Platform sans changer de système, sans migration douloureuse. 

 

Mise en pratique concrète 

• Étape 1 : Configurer et créer les fiches employées

   

La première chose à faire avant d’utiliser le module RH est de paramétrer les codes de base : types de contrats, types d’absence, unités de formation. Ces paramètres se configurent dans les pages de setup RH. 

Ensuite, chaque employé est créé via la page Employés. La fiche employée comporte plusieurs onglets : 

• Général : nom, numéro, statut, date d’embauche 

• Communication : email, téléphone, adresse 

• Administration : type de contrat, poste, département, responsable hiérarchique 

• Qualifications : formations, certifications, compétences 

• Informations confidentielles : syndicat, contacts d’urgence, notes RH 

Chaque champ est pensé pour être utile dans le quotidien RH, pas pour remplir une case. La mise à jour d’une information (nouveau poste, changement d’adresse, nouvelle certification) se fait directement dans la fiche, sans processus compliqué. 

 

• Étape 2 : Mettre en place le suivi des absences 

Le suivi des absences commence par la création des codes d’absence qui correspondent aux catégories que votre entreprise utilise : congés payés, arrêts maladie, congés sans solde, formations, etc. 

L’enregistrement d’une absence se fait via la page Enregistrement des absences, en associant l’employé concerné, le code d’absence, et la période. Business Central calcule automatiquement le nombre de jours concernés. 

Pour analyser les absences, le module propose des vues filtrables par employé, par type d’absence ou par période. Ces données peuvent être exportées ou exploitées dans Power BI pour des rapports plus visuels. 

 

• Étape 3 : Gérer les remboursements de frais 

Les dépenses professionnelles s’enregistrent dans l’onglet Paiements de la fiche employé. Chaque ligne correspond à une dépense, avec sa date, son montant et son motif. Cela crée une traçabilité claire, directement liée à l’employé, et compatible avec le cycle comptable de Business Central. 

 

• Étape 4 : Étendre les fonctionnalités via Power Platform 

Pour les entreprises qui souhaitent aller plus loin, Business Central s’intègre nativement avec Microsoft Power Platform : 

• Power Automate permet d’automatiser des workflows RH : validation d’absence, notification automatique à la hiérarchie, rappel de renouvellement de contrat, processus d’onboarding. 
• Power Apps permet de créer des portails employés en libre-service : un employé peut soumettre une demande d’absence depuis son téléphone, sans passer par le service RH pour chaque petite demande. 
• Power BI transforme les données RH brutes en tableaux de bord exploitables : taux d’absentéisme, répartition des types de congés, évolution des effectifs, etc. 

Cette combinaison permet aux PME d’avoir des fonctionnalités proches de celles d’un grand SIRH, sans le budget ni la complexité associée. 

 

En résumé 

Le module RH de Business Central répond à un besoin réel : avoir une gestion du personnel structurée, sécurisée et connectée au reste de l’activité, sans complexité inutile.  

Il couvre l’essentiel dossiers employés, absences, frais et offre une base extensible via Power Platform pour les entreprises qui veulent aller plus loin. 

Pour les entreprises marocaines et internationales en croissance qui utilisent déjà Business Central pour leurs finances ou leurs opérations, activer le module RH est une décision logique : les données sont déjà là, le système aussi. 

 

Anfa Solutions accompagne les entreprises dans le déploiement et la configuration de Microsoft Dynamics 365 Business Central, y compris le module Ressources Humaines. Vous avez des questions sur ce qui correspond à votre contexte ?  

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